Sammutatko tulipaloja? Kärsiikö keskittyminen?

Vaativa asiantuntijatyö vaatii yleensä keskeytyksettä uppoutumista, mutta tänä päivänä keskeytykset työssä ovat lähes enemmän sääntö kuin poikkeus. Harvoin on nykyään mahdollisuutta vetäytyä täysin tavoittamattomiin. Myös kaikki älylaitteemme keskeyttävät tekemistämme, alitajuntaisesti annamme niille sen mahdollisuuden.

Keskittymiskykymme saattaa olla jopa tulipalojen sammuttamista eli jatkuvaa keskeytystä joko muiden tai itsemme toimesta. Jatkuvan keskeytyksien sarjan ja häiriöiden keskellä opetamme tavallaan itseämme keskeytyksiin. Tämä tekee sen että on yhä vaikeampi keskittyä pitkään yhteen asiaan. Aivomme ovat oppineet, että nyt täytyy jo keskeyttää.

Tauot ovat hyviä, ilman niitä ei jaksa kukaan. Mutta jos aivot alkavat jo 15 minuutin työskentelyn jälkeen hakea keskeytysmahdollisuutta, onko tämä jo hälytystila? Luin, että aivoja voi oppia palautumaan keskittymiskykyyn, mutta se saattaa viedä pitkänkin aikaa.

Itse pidän erityisesti selkeistä työjaksoista ja tähän esimerkiksi aiemmin jo esille tuomani tomaattimenetelmä on hyvä. Pyrin tekemään töitä keskeytyksettä aina tietyn aikaa, jonka jälkeen annan itselleni luvan keskeytykseen. Pidän 45 minuutin työrupeamista. Ne ovat sopivan pitkiä ja kuitenkin sen verran lyhyitä, että silloin voi ottaa pienen tauon joka taas auttaa keskittymään. Tauon ei tarvitse olla kuin 5 minuuttia, jonka jälkeen aivot ovat valmiita keskittymään. Näitä jaksoja jos pystyy esimerkiksi aamupäivän aikana pitämään kolme täysin häiriöttömästi, ehtii tehdä jo aika paljon ja vaativampaakin ajatustyötä.

Milloin tunnet itsesi virkeäksi?

Jos tunnet itsesi aamusta virkeäksi, saattaa olla että silloin sinulle on paras aika tehdä keskittymistä vaativia töitä. Illalla itsensä virkeäksi tuntevat pystyvät parhaimpaan työvireeseen illasta. Aina ei voi tätä päättää, mutta jos pystyy voit oman virkeytesi mukaan suunnitella vaativampaa ajatustyötä vaativien asioiden edistämistä. Nykyinen etätyö, joka on koronasta johtuen laajentunut valtavasti, antaa mahdollisuuden monelle suunnitella paremmin työtehtävien tekemistä oman virkeystilan mukaan.

Opettele siis tuntemaan ja tunnistamaan parhaat aikasi työskennellä. Älä mieti niinkään että nyt ei kuulu tehdä töitä, vaan mieti milloin olisit parhaimmillasi. Minä itse kirjoitan paljon myöhäiseen ilta-aikaan, koska silloin teksti soljuu ulos aivoistani ja pystyn keskittymään pitkiäkin aikoja 100 prosenttisesti kirjoittamiseen. Nytkin kello taitaa lähennellä puolta yötä, kun suollan tätä tekstiä ulos.

Kiireestä puhuminen lisää myös aivojen tunnetta kiireestä. Alamme itse uskoa, että on hirveä kiire jos koko ajan puhumme kiireestä. Kiire sana tulisikin tutkijoiden mielestä karsia kokonaan sanavasrastostamme.

Saatamme samaan aikaan tehdä monta asiaa. Työkaveri sanoo vieressä jonkin kommentin, mutta et edes kuule sitä kunnolla kun samaan aikaan näpyttelet viestiä kännykällä. Saattaa olla että kesken paltsun joku keskittyy viestittelyyn ja häneltä menee monta sanottua asiaa ohi. Lapset viestittelevät, soittavat ja joku laittelee meiliä. Kaikki kanavien viestit pingahtavat puhelimeen ja keskeyttävät koko ajan keskittymistä ja tekemistä. Ajatukset ovat kiireen touhuloukussa ja lähtevät pikajuoksulle yhtäaikaa moneen suuntaan. Tämä jo luo kiireen tunteen, ja alat tuntea kuinka olosi jännittyy koska on niin kiire.

Kun tekee monta asiaa yhtäaikaa, saa vähemmän aikaiseksi. Mitään ei oikein saa loppuun asti. Kun tekee yhden asian kerrallaan ja keskittyy tekemiseen, saa nopeammin ja enemmän aikaiseksi. Keskittyminen paranee ja oppii hallitsemaan paremmin aikaansa.

Älä unohda muistilistoja, työlistoja, kalenteria

Kaikki apuvälineet ovat sallittuja, ja ne toimivat myös muistisi kavereina. Selkeitä työlistoja tekemällä kokee hallitsevansa hommansa. Minä ainakaan en tulisi ilman niitä enää toimeen. Silloin ei tarvitse kuormittaa muistia koko ajan muistettavilla asioilla, kun kaikki on selkeästi paperilla ja kalenterissa. Voi keskittyä tekemiseen tarvitsematta muistella, että mitä seuraavaksi pitää tehdä.

Mikäli sinulla on useita kanavia joista tulee esille tehtäviä. On post-it lappuja, kalenterimuistutuksia, meilistä putkahtelee tekemisviestejä, joku laittaa tekstareita, toiset wu viestejä, tulee eri tuuteista muistamista ja tehtäviä, alkaa tämä ahdistaa helposti. Kiireen tunne lisääntyy. Jos taas kaikki on yhdellä työlistalla, joko erillisellä tai kalenterissa, koet hallinnan tunnetta. Eikä tunne kiireestä lisäänny samalla tavalla. Alat paremmin keskittyä yhteen asiaan kerrallaan.

Muistikapasiteetti on kuitenkin rajallinen muistamaan ihan kaikkea. Muistettavien asioiden määrä on myös selvästi lisääntynyt. Eikä pelkästään muistettavien, vaan kaikkien tietoärsykkeiden määrä on valtava. Aivot reksiteröivät asioita, ja jos pakotat koko ajan aivoja muistamaan kaiken ulkoa, alkaa keskittyminen myös rakoilla.

Kiire on oire, ei kunniamerkki. (Jussi Ruokomäki)