Itsensä johtaminen – mitkä kaikki asiat vaikuttavat sinun ajankäyttöösi?
Ajankäyttöömme vaikuttaa aika moni asia. Vaikutamme siihen useimmiten itse järjestämällä itsellemme tekemistä. Tekemistä voi olla niin paljon, että aiheutamme itsellemme kiireellisen aikataulun. Toki tämä voi johtua työstä, läheisistä, vapaa-ajan tekemisistä eli myös monesta ulkoisesta seikasta. Jos kalenteri on liian täynnä, ei ole enää tilaa hengähtää. Ei ole aikaa luovuudelle tai yleensäkään monelle muullekaan asialle. Eikä saata jäädä aikaa niihin asioihin joihin haluaisit aikaasi käyttää. Ajankäyttö voi olla myös tehotonta. Teet asioita kovalla vauhdilla miettimättä mitä ja miksi. Asioita voi tehdä ad hoc –tyylillä, jolloin sammutetaan tulipaloa toisensa jälkeen. Ei ole aikaa suunnitella eikä miettiä tekemistä.
Tehoton ajankäyttö tuntuu sinusta siltä, että et saa mitään tai riittävästi aikaiseksi. Tuntuu, että teet paljon, mutta asiat eivät edisty. Tehoton ajankäyttö tarkoittaa sitä, että teet asioita käyttäen niihin liikaa tai turhaa aikaa. Joskus on kiva tehdä asioita käyttämällä niihin paljon aikaa, vaikka ei saisikaan mitään aikaiseksi. Esimerkiksi lasten kanssa leikkiminen on hauskaa, innostavaa ja siihen voi käyttää vaikka kuinka paljon aikaa. Jos taas siivoat ja jäät välillä katsomaan tv:tä, lukemaan puhelinta tai jotain muuta joka hidastaa siivoamisen edistymistä, käytät siivousaikaa tehottomasti. Jos taas teet siivouksen tehokkaasti pois alta, koet että olet saanut paljon aikaiseksi. Saattaa olla, että teet liian montaa asiaa yhtaikaa. Minulta ainakin onnistuu useamman asian teko yhtäaikaa. Eli saatan hieman huiskia sinne ja tänne, ja huomaan että olisin tehnyt jokaisen asian huomattavasti tehokkaammin sekä nopeammin jos olisin keskittynyt yhteen asiaan kerrallaan. Käykö sinulle näin?
Tulokset syntyvät aika pienellä osalla tekemistämme
Tutkimuksissa on kuitenkin usein esitetty, että 80 % tuloksista syntyy 20 %:lla tekemisistämme. Fokusoinnilla ja tekemisen valinnalla on siis oleellinen merkitys saavutettujen tuloksien kannalta.
Kaikki tekemämme valinnat vaikuttavat elämässämme. Elämäntilanteemme sillä hetkellä vaikuttaa myös ajankäyttöömme. Jos elää ”ruuhkavuosia” saattaa lasten harrastukset ja muut tekemiset säädellä koko vapaa-aikaa. Osa ihmisistä on myös monessa muussa mukana kuten vaikka taloyhtiön hallituksessa tai harrastustoiminnan talkootyössä. Tässä tilanteessa mukaudumme helposti ulkoapäin tuleviin vaatimuksiin. Joskus voi jopa tuntua siltä, että itsellä ei ole vaikutusmahdollisuuksia. Muut säätelevät mitä ja milloin. Velvollisuudentunteemme nostaa päätänsä, ja juoksemme muiden asettamien aikataulujen mukaan.
Mikään ei estä sinua olemasta mukana siellä missä haluat
Oleellista on tietää mitkä asiat ovat itselle tärkeitä ja merkityksellisiä. Siirtää painopiste niiden tekemiseen. Opetella priorisointia ja hyödyntää tavoitteellisuutta toteutukseen. Sinä itse päätät millaista työtä haluat tehdä, kuinka vastuullista ja aikaa vievää. Kuinka paljon kulutat aikaa harrastuksiin tai muihin perheen sekä läheisten tekemisiin. On asioita joita ei voi jättää pois, mutta niitä voi priorisoida ja suunnitella paremmin.
Muutama vinkki ajanhallinnan kehittämiseksi
- Suunnittele ja aikatauluta. Sinulla on parempi todennäköisyys onnistua toteutuksessa kun on selkeä aikataulutus. Jos sinulla on kalenterimme, niin tee hyvä kuukausisuunnittelu, siirrä viikkotasolle tekemiset ja vielä sen jälkeen päivätasolle. Hyödynnä työvälineitä helpottamaan muistamista ja toteuttamista. Opettele tekemään selkeitä deadlineja itsellesi.
- Tavoite, taas kerran tavoite. Mikä on tavoite tälle kuukaudelle, tälle viikolle, tälle päivälle? Mikrotavoitteet eli pienet päiväkohtaiset tavoitteet auttavat sinua, ja antavat onnistumisen tunnetta kun olet saanut ne tehtyä.
- Priorisoi tärkeimmät asiat ensin. Mikä on oleellista tehtävää? Taas tee selkeä plani kalenteriin ja työlista itsellesi mitä okin tehtävä tänään, mitä huomenna jne.
- Jakaminen muille. Onko sellaisia tehtäviä, tekemisiä joita voit delegoida muille? Jos imuroinnin voi siirtää lapselle tai puolisolle, niin hyvä sait delegoitua. Työssä taas voiko jotain delegoida muiden tehtäväksi. Mistä tai keneltä voit saada apua, jos et ehdi itse kaikkea?
- Seuraa omaa tekemistäsi. Millaiset ovat työtapasi, kuinka siis keskityt tekemiseen. Keskity olennaiseen, älä epäolennaisiin. Teetkö järjestelmällisesti? Mitä sinun omasta mielestäsi pitäisi tehdä eritavalla? Kun seuraat tekemistäsi, huomaat mitä kannattaisi tehdä toisin.
- Hyödynnä työvälineitä. On se sitten kalenteri, appi, officen ohjelma tai mikä tahansa. Hyödynnä työvälineitä hallinnointiin, hallintaan ja deadlineihin/muistutuksiin. Niitä kyllä riittää.
Tee itsellesi näkyväksi se, mitä teet. Pidä vaikka listaa mitä sain tänään tehtyä. Mikä oli helppoa, milloin oli vaikeaa pitää aikataulusta kiinni? Kun varaat kalenteristasi aikaa niin sanotuille ”näkymättömille” työtehtäville (esimerkiksi meileihin vastaamiseeen), tulee niistäkin näkyviä ja alat paremmin hahmottaa mihin aika kuluu. Aika itsessään ei ole ongelma, vaan se kuinka sen käytät.
Aikaa meillä kaikilla on yhtä paljon käytössä, joten kannattaa miettiä mihin sen käyttää. MInulla oli pitkään kortti työpöydällä, jossa oli piirros ja luki ”harva toivoo kuolinvuoteellaan, että olisi tehnyt enemmän töitä”. Muutossa hukkasin kortin, mutta lauseen muistan ikuisesti.
Lisää työvälineitä itsensä johtamiseen löydät myös täältä verkkokaupastamme.