Millainen on hyvä paltsu tai keskustelu?
Millaiset asiat sinun mielestäsi tekevät palaverista hyvän? Nyt olemme eläneet pitkään jo videoneuvottelujen ja tapaamisten aikakaudessa, ja voisikin kysyä ovatko palaverikäytännöt tehostuneet? Saadaanko Teamsissa tehokkaammin tuloksia aikaiseksi? Kasasin tähän juttuun muutaman tärkeän asian, jos niistä olisi apua miettiessä seuraavaa paltsua.
Agenda eli esityslista
On paltsu tai tapaaminen sitten livenä tai etänä Teamsin tai vastaavan kautta. Yksi tärkeimpiä asioita on agenda. Selkeä agenda palaverin etenemisestä. Asialistan lähettäminen hyvissä ajoin etukäteen antaa osallistujille mahdollisuuden valmistautua paltsuun tai yleensäkin keskusteluun. Valmistautuneet osallistujat ovat valveutuneempia ja osallistuvat paremmin. Kokous, paltsu, tapaaminen sujuu sekä etenee tehokkaammin ja kaikille tulee olo, että tämä meni hyvin. Tämä tietysti edellyttää vetäjältä vastuuta pysyä agendassa, vaikka keskustelu välillä rönsyilisikin. Myös asiakkaalle kannattaa laittaa agenda tapaamiseen. Hän näkee, että olet valmistautunut.
Pohdi, mikä on palaverin tavoite? Mitä haluat palaverissa saada aikaiseksi? Tämän voi myös laittaa agendaan suoraan kaikkien nähtäville. Haluatko jakaa tietoa, selvittää jotain asiaa, tehdä kauppaa, pyytää hyväksyntää vai mikä on tavoite? Agendaa eli esityslistaa tehdessäsi, mieti mitkä asiat edistävät tavoitteen toteutumista. Eli suunnittele agenda myös tukemaan palaverin tavoitetta.
Valitse myös kokoonpano ja sovi aika etukäteen
Ketä palaverissa tulisi olla, kenelle siitä on hyötyä eli oikeat ihmiset koolle. Silloin kaikilla on myös motivaatio osallistua.
Pohdi osallistujista
- onko hän päätöksen tekijä, tarvitaanko asian käsittelyyn
- löytyykö tietoa käsiteltävistä asioista
- onko motivaatiota tarttua toimeen asioiden osalta
- vaatiiko toteutus tämän osallistujan panostusta
Aikataulu on hyvä sopia etukäteen. Jos varaat asiakkaalta aikaa, mieti etukäteen paljonko tarvitset? Varaa hänen kalenteristaan aika esimerkiksi 45 minuuttia, 9-9.45. Jos sinulla on mikä tahansa sisäinen tai ulkoinen paltsu , pidä huoli että kaikki osallistujat tietävät etukäteen paljonko aikaa tarvitaan. Sitten pidät vain kiinni aikataulusta. Tämäkin on tärkeää, ettei kokous veny ja vanu pitkään yliajalle.
Pyydä valmistautumaan
Pyydä kutsussa, agendan lähettäessäsi osallistujaa/osallistujia valmistautumaan. Mikäli laitat materiaalia etukäteen pyydä tutustumaan materiaaliin. Tämä nopeuttaa palaverissa etenemistä, ja osallistujilla on jo ajatuksia, mielipiteitä tai tietoa valmiiksi mietittynä. Palaverista saadaan myös helpommin tuloksia ja koetaan onnistuneemmaksi.
Sovi palaverin pelisäännöt, varsinkin etäversiossa
Kuinka puheenvuorot pyydetään, nostetaanko käsi vai laitetaanko pyyntö chattiin. Kuinka kommentoidaan muiden puheenvuoroja, ja kuinka siihen pyydetään kommentointivuoro. Milloin kommentoidaan chattiin, ja käydäänkö chatin kommentit läpi missä vaiheessa. Pidetäänkö kamerat päällä vai ei, vai avaako puhuja aina kameran? Kamerat kyllä kannattaisi pitää, tämä edesauttaa vuorovaikutusta. Kuka tekee muistion tai pöytiksen, ja kuinka se jaetaan paltsun jälkeen osallistujille sekä missä aikataulussa.
Voit myös aloittaa siten, että kysyt osallistujilta mikä olisi hyvä lopputulos tälle palaverille? Tässä kohtaa pyydä jokaista osallistujaa kertomaan hänen odotuksensa. Älä jätä ketään huomioimatta. Tee yhteenveto odotusten perusteella, ja kirjaa se ylös kaikkien nähtäville.
Kirjaa ylös päätökset ja käy ne läpi palaverin lopuksi. Näin varmistut että kaikille jää yhteinen näkemys siitä, mitä sovittiin.
Pyydä palautetta osallistujilta
Palaverin jälkeen jää helposti miettimään meniköhän tämä hyvin. Älä mieti, vaan pyydä suoraa palautetta kokouksen päätteeksi. Aloitus on tärkeää, mutta niin on lopetuskin. Kysy siis osallistujilta, oliko heidän mielestään kokous onnistunut? Tämä myös opettaa mitä jatkossa kannattaa tehdä ja millä tavalla.
Huolehdi lopuksi muistion lähettämisestä kaikille osallistujille.
Nyt vain hyviä paltsuja pitämään.