Itse olen ollut etätyöläinen yrittäjänä jo ennen koronaa. Itsellenikin se vaati tottumista. On niin helppo tehdä kaikkea muuta. Etätyö vaatii työtilanteen rauhoittamista, ja jos  ympäristö ei ole siihen paras mahdollinen, keskittyminen kärsii. Työhyvinvoinnin tutkimuksissa on usein tullut esille, että työmäärä ei ole se joka eniten kuormittaa aivoja vaan hallinnan puuttuminen. Mikäli ei itse saa omaa työpäiväänsä järjesteltyä toimivaksi tai se katkeaa vähän väliä ulkoisten asioiden takia, saattaa tulla tunteita hallitsemattomuudesta.

Työtehtävät ovat myös vuosien saatossa muuttuneet

On paljon enemmän nopeita ärsykkeitä digitaalisten välineiden takia. Erilaisia nopeita ”sälätöitä” kuten meilit, somekanavien viestit, eri ryhmät työntekijöille joko intrassa tai muiden kanavien kautta. Nämä katkaisevat työntekemistä, joka taas aiheuttaa helposti tunnetta hallitsemattomuudesta. Ydintyötä ja niitä tärkeitä tehtäviä ei ehdikään tehdä, kun vastailee sinne ja tänne. Hallinnan tunteen puute alkaa nostaa stressikynnystä, joka aiheuttaa kuormitusta aivoihin. Tästä alkaa kärsiä motivaatio ja tunne saattaa muuttua turhautumiseksi. Mikäli viestejä tulee aivoihin monia kerralla, aivot joutuvat valitsemaan minkä viestin käsittelevät. Samaan aikaan aivot askartelevat ydintehtävän kanssa, kun vastaavat moneen eri sähköpostiin tai viestiin. Kaikki nämä vievät tilaa aivoistamme ja ärsytyskynnys nostaa päätään, kun aika ei anna myöten keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan.

Etätyö luo myös helposti harhaa, että meidän pitää olla koko ajan tavoitettavissa. Olen itse opetellut laittamaan puhelimen äänettömälle silloin jokin tärkeä projekti vaatii täydellistä keskittymistä tekemiseen. Keskityn silloin täydellisesti ydintyöhön, enkä anna muiden asioiden häiritä tekemistäni. Se rauhoittaa mieltäni ja antaa hallinnan tunnetta aivoilleni eikä lisää kuormitusta stressin suuntaan.

Vanha kunnon to do –työlista on yksi parhaita työvälineitä. Kun on etukäteen tiedossa mitkä asiat on hoidettava ja tehtävä päivän aikana, on tunne hallinnasta. Tiedän mitä minun on tehtävä. Millaiset asiat vaikuttavat päivän aikana, kuinka paljon ne vievät aikaa ja voin suunnitella päiväni paremmin. Tiedän myös minkä aikaa tarvitsen suunnilleen häiriötöntä aikaa. To do –työlistaan laitan tehtävät tärkeysjärjestykseen ja teen ne yksi kerrallaan. Näin en tarvitse tehdä montaa asiaa yhtä aikaa. Sähköpostin tai puhelimen voin antaa olla rauhassa sen aikaa kun teen työlistalla olevaa asiaa. Tällöin päivään mahtuu myös suunnittelemattomia (ad hoc) töitä, yhteydenottoja ja erilaisen sälän hoitamista. Niihinkin voi varata työlistalta aikaa.

Erilaiset sälätyöt, kuten meileihin vastaaminen salamannopeasti, saattavat myös tuntua itsestä tärkeiltä. Silloin saatamme jotain loppuun. Kun olemme hoitaneet nopeasti asian, koemme tehneemme paljon. Saatamme siis itse aiheuttaa itsellemme ja aivoillemme osan turhasta kuormituksesta. Kukaan ei käske vastaamaan heti meileihin, mutta kun itse koemme että täytyy, keskeytämme  tekemistämme sen takia.  Mikäli ydintyö vaatii pitkää aikaa ja tekemistä, tehtävien pilkkominen on tärkeää. Pilkkoa pienempiin osiin, jotta voi kokea samaa mielihyvää onnistumisesta, valmiiksi saamisesta ja tehtävän hoitamisesta. Kun saa pienen osan valmiiksi voi pitää tauon ja tehdä ”sälätöitä”. Antaa itsellensä luvan tähän. Kuormitus ei rasita eikä stressaa kun pieni osa on viety loppuun asti. Aivoja voi opettaa keskittymään myös opettelemalla käyttämään jotain menetelmää siihen. Keskittymällä täysillä tietyn aikaa ydintehtävään, pieni tauko ja taas keskittymällä ydintehtävään. Kun opettelee tekemään tehtäviä selkeissä työjaksoissa alkaa keskittymiskyky lisääntyä. Muutaman viikon päästä huomaa jo kuinka jaksaa keskittyä paremmin. Opetellaan kuormittamaan aivojamme oikein, ja työnteko tehostuu sekä työnhyvinvointi lisääntyy.

Salme Kortelainen

www.Calmen.fi

https://www.linkedin.com/in/salmekortelainen/

Artikkeli Vieraskynä – Lisääkö tämän päivän työ aivojen kuormitusta? julkaistiin ensimmäisen kerran KasvuStoori.