Tulevaisuutta ei voi ennustaa – muutoksia kannattaa silti ennakoida

Vastoinkäymiset voivat olla lamauttavia. Kaikkeen ei voi varautua. Muutokset voivat olla yllättäviä, kuten olemme viimeisen vuoden aikana saaneet kouriin tuntuvasti kokea. Mutta mitä paremmin olemme yrittäneet ennakoida mahdollisia tulevaisuuden vaihtoehtoja, sitä paremmat mahdollisuudet niistä on selvitä. Ennakoinnilla voimme onnistua jopa kääntämään muutokset voitoiksi. Varautumissuunnitelma hillitsee paniikkia ja pitää aivot paremmin toimintakykyisinä. Se aktivoi meitä myös huomaamaan mahdolliset muutostarpeet aikaisemmin. Opimme havainnoimaan heikkoja signaaleja. Nämä heikot signaalit saattavat olla niitä ensimmäisiä merkkejä tulevaisuuden merkityksellisistä muutoksista.

Moni omistakin pien- ja mikroyrittäjäasiakkaistani kertoo tehneensä liiketoimintasuunnitelman joskus kauan aikaa sitten toimintaa aloittaessaan. Alkuvaiheessa on ollut jonkinlainen unelma tai yritysidea siitä, mitä yritys tekisi. Asiakkaista, toimintaympäristöstä ja markkinoinnista saattaa olla melko hämärä mielikuva. Tavoitteetkin ovat epämääräisiä keinoista puhumattakaan. Siksi suosittelen liiketoimintasuunnitelman päivittämistä. Yrittäjällä on jo kokemusta ja asioista on myös oppinut ottamaan selvää. Suunnitelman ääreen pitäisi pysähtyä vuosittain.

Alkutaivalta voisi kuvailla vaellusretkelle lähtemistä. Vaellusretkeäkin varten tehdään suunnitelma ja varasuunnitelma. Ennen patikointireissulle lähtöä mietitään millaisia varusteita tarvitaan. Katsotaan sääennuste. Sen perusteella ennakoidaan pitääkö varautua sateeseen vai helteeseen. Tutkitaan kartasta maastoa. Millaiset jalkineet tarvitaan, lenkkarit, vaelluskengät vai kumisaappaat. Tehdään reittisuunnitelma. Varmistetaan, että meillä on mukana kartta ja kompassi. On hankittu etukäteen osaamista kartan ja kompassin käyttöön. Mitä vaativampaan kohteeseen olemme menossa, sitä pitkäjänteisemmin ja erilaiset muuttuvat huomioiden suunnitelmat ja varasuunnitelmat on laadittava. On eri juttu kiivetä vuorille tai lähteä napaseudulle, kuin valloittaa kotoinen kansallispuisto. Merkitystä on myös sillä kuinka pitkän ajan kuluttua asia aiotaan toteuttaa.

Tulevaisuuden ennakointia osaksi yrityksen säännöllistä suunnittelua

Maailma muuttuu ja siksi liiketoimintasuunnitelmassa pitäisi olla olennaisena osana myös vaihtoehtoisia suunnitelmia. Tulevaisuuden suunnittelua varten laaditaan ennusteita, joissa yritetään ennakoida miten ympäröivä maailma muuttuu, millaisia muutoksia voisimme hyödyntää ja millaisia riskejä meidän on huomioitava. Puhutaan skenaarion laatimisesta.

Skenaario on alun perin termi, jota käytetään teatterin ja elokuvan tekemisen yhteydessä. Silloin sillä tarkoitetaan näytelmän toiminnallista käsikirjoitusta. Tästä päästään sopivasti ajatusloikalla hyppäämään yrityksen tulevaisuuden käsikirjoituksen rakentamiseen. ”Skenaariot ovat yrityksiä esittää looginen tapahtumien ketju, jonka tarkoituksena on osoittaa kuinka tapahtuvat juontuvat toisistaan vaihe vaiheelta nykytilasta lähtien.”  (Eric Jantshin, 1986). Herman Kahnin mukaan skenaariot pyrkivät antamaan vastauksen kahteen peruskysymykseen, eli kuinka jokin oletettu tulevaisuuden tila kehittyy askel askelelta, ja siihen, millaisia vaihtoehtoja jokaisessa päätöksenteon hetkessä on tämän kehityksen muuttamiseksi, vakiinnuttamiseksi tai pysäyttämiseksi.

Tulevaisuuden tutkimuksesta ja skenaariotyöskentelystä tohtoriksi väitellyt Tarja Meristö kuvaa mielestäni skenaarion havainnollisesti: ”Skenaario on tulevaisuuden käsikirjoitus, joka luonnostelee yrityksen toimintaympäristön (=näyttämö ja kulissit) ja yrityksen ja kilpailijoiden toimenpiteet näissä ympäristöissä (= repliikit ja liikkeet näyttämöllä) tavoitteiden saavuttamiseksi (= juonen toteuttaminen).”

Tulevaisuuden suunnittelu aloitetaan nykytilanteen pohdinnalla

Jotta tulevaisuutta voisi suunnitella ja laatia skenaarioita, on tiedettävä missä ollaan nyt. Yritysmaailmassa nykytilanteen pohtimiseen käytetään usein SWOT-analyysiä. Yrityksen vahvuudet (Strengths), heikkoudet (Weakness), mahdollisuudet (Opportunities) ja uhat (Threats) kuvataan yksikertaisen nelikentän avulla. Analyysiin kannattaa kirjata aluksi mahdollisimman paljon mieleen tulevia ajatuksia. Mitä enemmän asioita, sitä enemmän löytyy myös ideoita, joiden pohjalta voidaan tehdä toimenpiteitä. Yrityksen sisäisiä asioita kirjataan vahvuuksiin ja heikkouksiin. Vahvuuksista pitää huolehtia. Niitä on ylläpidettävä (esim. osaaminen tulevaisuudessa, tekniikan ajantasaisuudesta huolehtiminen jne.). Heikkouksien pohtimisella on tarkoitus löytää kehittämis- ja muutoskohteita. Analyysissä ympäröivän maailman vaikutuksia kootaan mahdollisuuksiin ja uhkiin. Näissä on katse myös tulevaisuudessa.

Usein tämän ensimmäisen analyysin tulevaisuuden kuvaan kerätään kuitenkin jo olemassa olevaa tietoa ja helpommin näköpiirissä olevia muutoksia. Kun sitten hahmotellaan vaihtoehtoisia tulevaisuuden näkymiä ja kehityspolkuja, siirretään fokusta hiukan kauemmas. Isot yritykset laativat skenaarioita 10–20 vuoden päähän. Pieni yritys hyötyy kuitenkin jo tulevaisuuksien hahmottamisesta vaikkapa viiden vuoden päähän.

Skenaarioita suositellaan laadittavaksi useampia. Aluksi voi harjoitella laatimalla yhden skenaarion. Kun työskentelytapaan pääsee kiinni, kannattaa laatia pari vaihtoehtoista tulevaisuuden näkymää lisää. Kolmen skenaarion avulla saadaan jo aikaiseksi myös välimuoto ideaalitulevaisuudenkuvan ja uhkaskenaarion lisäksi.

Mihin tällä kaikella pyritään?

Skenaariota hyödynnetään työkaluna, kun pohditaan yrityksen tulevaisuuteen vaikuttavia asioita. Se tuo esiin asioita, jotka olisi hyvä huomioida jo tämän päivän päätöksenteossa. Ennen kaikkea se auttaa meitä tekemään toimenpiteitä jo etukäteen tai reagoimaan nopeammin muutosten edessä.

Jotta skenaarioita voisi ylipäätään laatia, on ensin haettava vastauksia alla oleviin kysymyksiin. Nämä ovat tärkeä osa myös liiketoimintasuunnitelmaa.

• Miksi yritys on olemassa ja mitä yrityksen toiminnalla halutaan saavuttaa, yrityksen toiminta-ajatus, missio?
• Mitä me yrityksenä haluamme tulevaisuudessa olla? Mikä on yrityksen tahtotila, visio?
• Millainen on yrityksen strategia, jonka avulla sen on tarkoitus saavuttaa yrityksen tavoitteet?

Skenaarion laatimisessa ja tulevaisuuden hahmottelussa voit hyödyntää oman toimialasi tai muiden asiantuntijoiden näkemyksiä. Millaisia näkemyksiä esitetään vaikkapa digitalisaation, ilmastonmuutoksen, kiertotalouden ja väestörakenteen muutoksen suhteen. Mitkä ovat tämän hetken megatrendit ja miten niiden nähdään muuttuvan.

Laadi näiden pohjalta erilaiset tulevaisuuden näkymät. Tee niiden perusteella myös uudet SWOT-analyysit. Kuten nykytilanteen SWOT-analyysissä, mieti miten tulevaisuuden maailmasi vaikuttaa sinun tuotteisiisi ja palveluihisi, asiakkaisiisi, toimintaympäristöösi, kilpailijoiden toimintaan, yhteistyökumppaneihin, jne.

• Palaa tarkastelemaan yrityksesi visiota, tahtotilaa. Onko sitä tarpeen muuttaa?
• Muuttuuko yrityksen toiminnan tarkoitus, missio?
• Millaisia muutoksia ja millä tavalla sen saavuttamiseksi on tehtävä? Millainen suunnitelma, strategia, valitaan halutun päämäärän saavuttamiseksi? Miten usein strategiaa tarkastellaan?

Näiden perusteella laaditaan konkreettinen toimenpidesuunnitelma, johon kuvataan mitä yritys aikoo tehdä päästäkseen parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Päätetään tavoitteista ja välitavoitteista. Pohditaan millä keinoilla tavoitteet saavutetaan. Tulevaisuuden ennakontiin kuuluu skenaarioiden säännöllinen tsekkaus ja suunnitelmien korjaaminen uuden tiedon pohjalta.

Kuulostaako monimutkaiselta? Ennakointiakin voi oppia. Kun sitä tekee säännöllisesti siinä myös harjaantuu. Käytännön toimenpiteiden suunnittelussa hyödyllisenä apuvälineenä voi käyttää myös esim. Business Model Canvas- pohjia. Palvelumuotoilun oppien haltuunotosta voi olla hyötyä toimenpiteiden laatimisessa skenaarioiden pohjalta. Kaikkea ei tarvitse pohtia yksin yrityksen sisällä. Pallottelu ulkopuolisen yritysmentorin tai coachin kanssa voi tukea suunnitteluprosessin läpiviemisestä.

Muista myös toivo. Vaikka tulevaisuus näyttää juuri nyt erityisen epävarmalta, maailmassa on silti vielä monia hyvin toimivia asioita. Jokin suuri vastoinkäyminenkin voi tulevaisuudessa osoittautua hyväksi. Vastoinkäyminen voi lopulta auttaa meitä uuden suunnan valitsemisessa. Pyritään kuitenkin ennakoimaan. Ei mennä laput silmillä vaan laajennetaan omaa näkemystä. Tehdään suunnitelmia. Laaditaan tavoitteet ja myös toteutetaan niitä.

Kevättä ja valoa kohden

Kevättä ja valoa kohden

Merja Carlander

#yrittäjyys #strategia #visio #missio #tulevaisuus #kehittäminen #uudenoppiminen #luovuus #työnsuunnittelu #itsensäjohtaminen #tavoitteet #vuorovaikutus #kommunikointi #skenaario #mentorointi

Merja Carlander kertoo Mentorin päiväkirjassa kuukausittain mietteitään ja havaintojaan mentoroinnista.  

Merjan missio on tukea työyhteisöjä, esimiehiä ja yrittäjiä kohti parempaa työelämää ja saavuttamaan tavoitteensa. Hän toimii yritysmentori, johdon ja työyhteisöjen coachina ja työnohjaajana.

Ihminen on kokonaisuus. Huolehtimalla omasta fyysisestä ja henkisestä hyvinvoinnistaan, osaamisen kehittämisestä ja yhteisöllisyydestä saa aikaan myös parempaa tulosta. Vastapaino työlle on se elämän neljäs tukijalka.

  www.merjacarlander.fi  www.facebook.com/merjacarlander2./ www.linkedin.com/in/merja-carlander-3ab839ab

Artikkeli Mentorin päiväkirja – Ennakoitko tulevaisuutta vai ajelehditko ajopuuna julkaistiin ensimmäisen kerran KasvuStoori.

Muuten päivän agendalle oli erilaisia yksilötyönä tehtäviä hommia. Ensimmäisten tapaamisten valmistelu uusien asiakkaiden kanssa. Taustojen selvittelyä heidän kotisivuiltaan, somesta ja saamistani esitiedoista. Näiden töiden osalta tapa työskennellä ei ole mitenkään muuttunut. Kokouskutsuihin toki lisätään etäyhteyslinkki.

Asiakastyössä kaipaan kasvokkain työskentelyä

Jotain jää puuttumaan varsinkin, jos kamerat ovat pois käytöstä. Kaikilla ei edes ole toimivaa kameraa. Eri asiakkaiden tarpeet ja tilanteet ovat kuitenkin erilaisia. Kun puhutaan ”tiukkaa asiaa ja faktaa” sujuu etätyö mainiosti. Kaikkia nykyisiä asiakkaitani en ole vielä nähnyt kertaakaan, kun kamera ei ole käytössä. Tämähän on entuudestaan tuttua puhelinneuvonnasta.  Pitäisikö pyytää valokuva? Yrittäjäasiakkaiden osalta nettisivuilla ja sosiaalisesta mediasta löytyykin usein kuva.

Luova ideointi on ollut etätapaamisissa haastavampaa. Kiertävää puheenvuoroa, joissa jokaiselle annetaan vuorotellen puheenvuoro kannattaa hyödyntää. Näin saa hiljaisimmat mukaan. Chatia pitäisi  käyttää enemmän ajatusten ja ideoiden kokoajana. Aikaa kirjoittamiseen pitää olla riittävästi, jotta jokainen voi muodostaa ja kirjoittaa oman näkemyksensä. Aikaa on varattava myös toisten kommenttien lukemiseen. Samalla voi pitää vaikkapa kahvitauon. Eri etävälineistä löytyy myös useita hyviä lisäominaisuuksia.

Uusia asiakkuuksia ja yhteistyösuhteita on vuosien varrella syntynyt paljon satunaisissa kohtaamisissa. On satuttu samaan pöytään tapahtuman väliaikakahvilla tai samaan työpajaan jossakin seminaarissa. Keskusteluissa saattaa pulpahtaa esiin toisen henkilö tarve tai ongelma, johon jommaltakummalta löytyy ratkaisu. Etänä jutustelu ja esittäytymisetkin jäävät lyhyiksi. Olen pohtinut miten tätä voisi jatkossa kehittää. Ehkä tällaisia hetkiä pitää tietoisesti yrittää viljellä kehittämällä ja kannustamalla ihmisiä enemmän osallistumaan etätapaamisten keskusteluun. Tilaisuuden vetäjän kannattaa kannustaa osanottajia runsailla avoimilla kysymyksiä.

Olen oppinut näkövammaisilta asiakkailta, että tunteiden välittymistä pitää kuunnella vielä tarkemmin ja niistä pitää kysellä enemmän. Hiljaiset hetket kertovat joskus enemmän kuin ääneen puhuminen. Niille pitää antaa tilaa myös etätapaamisessa.

Pukeutumisessa ja ulkoasussa rennompi meininki

Yrittäjänä minulla on ollut tähänkin asti työhuone kotona. Haen vaihtelua virittämällä läppärin välillä ruokapöydälle. Hissipöydän puutteessa on hyvä tehdä töitä seisten keittiön työtason ääressä. Kylminä pakkaspäivinä lämmin matto jalkojen alla. Yläosan vaatetus on siisti ja puuhelmet kaulassa. Piiloon jäävät verkkarit ja villasukat jalassa tekevät olon mukavaksi. Ilman meikkiä. Ennen aina huulipunaa. Huulipunaan pois jääntiin on vaikuttanut myös maskin käyttö. Katsotaan palaako ripsiväri ja huulipuna kasvoille, kun taas palataan lähitapaamisiin. Eräässä varhaisen aamun tapaamisessa tuttu asiakas hörppi aamukahvia sängyssä samalla kun mietimme tulevia rekrytointeja.

Miten voimme kehittää työskentelytapaamme

Tällä hetkellä me toimimme pitkälti vanhoilla totutuilla tavoilla uusissa tilanteissa. Kaikki on saatava mukaan uuteen työskentelytapaan. Osa tästä uudesta normaalista on tullut jäädäkseen. Monet mahdottomat asiat ovat muuttuneet mahdollisiksi, osin pakon edessä. Osattomuuden ja osaamattomuuden äänien lisäksi kuulen myös paljon tyytyväisiä kommentteja. Huolehtimalla osaamisen jakamisesta ja oppimisen tukemisesta voimme myös auttaa ihmisiä, joille tietotekniikan käyttö on pulmallista.

Kun itse olet ”ohjaksissa” avaa yhteys ajoissa. Onko mahdollista ottaa ”harjoituskerta” ennen ensimmäistä etätapaamista, jos mukaan on tulossa joku ensikertalainen. Isomman ryhmän kanssa pelisäännöt ja palaverin järjestäytyminen on hyvä ottaa rutiiniksi aina tapaamisen alussa. Milloin mikrofonit ja kamerat ovat käytössä. Miten käytetään Chatia. Miten pyydetään puheenvuoroa.

Etätyöskentelyn määrä on kasvanut huimasti. Millaisin äänenpainoin sinun korviisi keskustelu siitä kuulostaa? Haikailua takaisin lähityöhön ja lähikohtaamisiin? Vai kuuletko myös kommentteja etätyön hyvistä puolista.

Listaanpa tähän joitakin omia ja asiakkaitteni kertomia kokemuksiani plussista ja miinuksista.

• Keskeytykset työssä vähenevät      
• Melu avokonttorissa ei häiritse
• Etukäteissuunnittelu on parantunut
• Kokoukset ovat tiiviimpiä ja systemaattisempiä   
• Työmatkaan ei kulu aikaa
• Matkakuluihin käytetty raha säästyy
• Saa tehdä työtä villasukat jalassa
• Itsenäisyys työtehtävien ajoittamisessa lisääntyy
• Pitkämatkalaisten tasavertaisuus lisääntyy, kun kaikilla on sama matka oman kodin keittiönpöydän ääreen
• Voit olla missä tahansa maailmankolkassa, kunhan netti toimii
• Voi lähteä lenkille päivällä
• Pukeutuminen on muuttunut muutenkin rennommaksi
• ”Bad hair day” ei haittaa, jos on kamerat pois päältä
• Hauskaakin on pidetty – pikkujouluja – yhteislauluiltoja – kesäjuhlia

• jne.

Ja sitten toisaalta….

• Yhteistyön kannalta tärkeät sosiaaliset hetket poissa
• Melu ja keskeytykset kotona, kun koko perhe tekee etänä
• Työmatkan tarjoama siirtymävaihe vapaa-aikaan jää pois
• Olisi kiva välillä pukeutua paremmin
• Ns. toimistovaatteet ”kutistuvat” kaapissa
• Itsen johtaminen työn suunnittelussa on haastavaa
• Kokoukset ajoitetaan liian tiheään, kun ei tarvitse siirtyä paikasta toiseen
• Huono työergonomia
• Luova ideointi yhdessä hankaloituu
• Työn ja vapaa-ajan erottaminen
• Hyvinvoinnin ylläpito
• Tunteet jäävät piiloon
• Perheen ja työn yhteensovittamisen uudet haasteet
• jne.

Etätyö on varmasti tullut osittain jäädäkseen. Nyt onkin hyvä pohtia:

• Mitkä positiiviset asiat kannattaa säilyttää
• Miten niitä kohennetaan
• Miten sinun huonojen kokemusten listallasi olevia asioita täytyy kehittää
• Miten oppia hyödyntämään erilaisia alustoja käytössä
• Miten saada kaikki mukaan ja opastaa muita.

Veikkaan, että palaamme ns. hybridimalliin eli kokouksissa ja tapaamisissa on luonnollista, että osa osallistuu paikan päällä ja osa etäyhteydellä.

Toivottavasti myös ulkotapaamiset, yhteiset kävelypalaverit yms. otetaan käyttöön jo heti kun säät sallivat. Tätä itse odottelen.

PS. Kuvassa kollegani Merja Hynysen sihteeriharjoittelija Nebu näyttää miten rentoutua etätapaamisten välillä. Ei siis liian tiheään ajoitettuja palavereita vaan taukoja välillä. Kaimani kanssa olemme pitäneet jo useamman vuoden ajan säännölliset palaverimme etäyhteyksillä. Nebun edeltäjä taisi edetä, jo työnjohtajatasolle ja pyrki välillä istumaan kaimani näppäimistön päälle, jos kokouksemme jatkui hänen mielestään liian kauan.

Hellempää helmikuuta. Nautitaan talven ja lumen valosta.

Merja

#etätyö #yrittäjyys #hyvinvointi #tulevaisuus #kehittäminen #uudenoppiminen #luovuus #työnsuunnittelu #itsensäjohtaminen #työhyvinvointi #ergomia #vuorovaikutus #kommunikointi

Merja Carlander kertoo Mentorin päiväkirjassa kuukausittain mietteitään ja havaintojaan mentoroinnista.  

Merjan missio on tukea työyhteisöjä, esimiehiä ja yrittäjiä kohti parempaa työelämää ja saavuttamaan tavoitteensa. Hän toimii yritysmentori, johdon ja työyhteisöjen coachina ja työnohjaajana.

Ihminen on kokonaisuus. Huolehtimalla omasta fyysisestä ja henkisestä hyvinvoinnistaan, osaamisen kehittämisestä ja yhteisöllisyydestä saa aikaan myös parempaa tulosta. Vastapaino työlle on se elämän neljäs tukijalka.

  www.merjacarlander.fi  www.facebook.com/merjacarlander2./ www.linkedin.com/in/merja-carlander-3ab839ab

Artikkeli Mentorin päiväkirja – Menikö päivä etänä, hyvä vai huono juttu? julkaistiin ensimmäisen kerran KasvuStoori.