Tavoitteesi luovat puitteet ja lähtökohdan suunnittelulle, samoin myös kohderyhmä. Messuilla kävelevien vieraiden kiinnostus on herätettävä todella nopeasti heidän kulkiessaan ohi. Näkyvyys on investointi. Millaisena yrityksesi, tuotteet tai palvelutarjonta nähdään ohi kulkiessa?  Mikä on ensivaikutelma?

Suunnittelu kannattaa aloittaa ajoissa. Aina ei edes tule ajatelleeksi mitä kaikkea on oltava valmiina, ja huomaa vasta viime tipassa, että apua nyt on unohtunut… Säästyy monta harmaata hiusta ja murhetta, kun tekee selkeän suunnitelman ja aikatauluttaa kaiken valmistelun sekä tarvittavat materiaalit hyvissä ajoin. Suunnittelussa on otettava huomioon esimerkiksi erilaisten painettavien materiaalien aikataulu, jos tehdään vaikka esitteitä tai muita painotuotteita.

Ohikulkija katsoo pistettäsi sekuntteja

Markkinapaikan eli messu- tai tapahtumanpaikan sijainnin näkyvyys on huomioitava. Missä osasto alueella sijaitsee, kuinka näkyvä se on sekä millaisen kulkureitin varrella. Tämä vaikuttaa millaista näkyvyyttä on rakennettava huomion kiinnittämiseksi. Pääviestin ja yrityksen tai tuotteiden brändin pitää tulla hyvin esille. Isoissa messutiloissa kannattaa käyttää näkyvyyden herättämiseksi selkeitä isoja pintoja. Myös tapahtumat, joissa on paljon liikennettä viestin pitää tulla selkeänä esille. Täytyy myös muistaa, että ympäristö on hyvin kirjava, täynnä erilaisia osastoja ja materiaaleja. Selkeät isot pinnat erottuvat tästä helposti. Kulkija kiinnittää vain muutaman sekunnin ajan huomiota osastoon ohi kulkiessaan.

Messu- ja tapahtumaosastojen neliöt ovat aina rajalliset. Siksi myös osaston suunnittelu täytyy hyödyntää optimoidusti. Moni tekeekin omat uniikit rakenteet, mutta on myös perinteisiä moduulirakenteita, jotka somistetaan omilla materiaaleilla. Katso osastoa myös kauempaa eli kuvittele itsesi useamman metrin päähän, miltä näyttää. Lisäksi mieti mistä kaikista eri kulmista kulkija näkee osastosi. Näkyykö tärkein viesti kulkevan ihmismeren ohi muille?

Älä unohda kohderyhmiä

Puhuttele kohderyhmiäsi erilaisilla luovilla ratkaisuilla ja erotu muista! Hyödynnä vaikka liikkuvaa kuvaa, jotain heittopeliä, onnenpyörää, koripallopistettä, tarjoilua tai palkkaa vaikka klovni vetämään porukkaa pisteellesi.

Osaston toiminnallisuus kannattaa suunnitella. Mihin sijoitat materiaalit, kuinka hoidat liidien keräämisen tai teetkö kauppaa suoraan tapahtumassa/messuilla? Miten maksaminen hoidetaan, ostettujen tavaroiden pakkaus ja kuinka helppoa niitä on kuljettaa.

Arvontoja on joka messu täynnä, mutta ne vain toimivat. Osallistaminen jättää aina positiivisempaa muistijälkeä. Tässä on tärkeää, että mietit mikä vetoaa kohderyhmääsi. Mikä saa heidät kiinnostumaan, pysähtymään ja jättää positiivisen muistijäljen. Kuinka keräät oikeat potentiaaliset asiakkaat itsellesi, jotta voit olla heihin yhteydessä myöhemmin.

Hyvin suunniteltua messu- tai tapahtumaosastoa voi käyttää useampaan kertaan.  Seuraavana vuonna kulut ovat huomattavasti pienemmät kun kerralla on suunniteltu hyvin toimiva ja näkyvä osasto.

Älä unohda tehdä selkeää ja konkreettista aikataulua. On paljon innostavampaa lähteä messuille, kun ei ole tarvinnut viimeisiä päiviä (ja ehkä öitäkin) tuskaille hikeä pyyhkien, että saadaanko kaikki ajoissa valmiiksi. Tapahtuman tai messujen resurssit on myös varattava ajoissa. Porukkaa on oltava sen verran, että kaikki jaksavat olla iloisina palvelemassa kiinnostuneita. Messuilla seisominen on rankkaa, ja vaatii riittävästi taukoja jokaiselle.

Älä unohda jälkimarkkinointia!  Messujen/tapahtuman jälkeen ole yhteydessä potentiaalisiin liideihin. Älä vain huokaise kun selvisit messuista, vaan suunnittele ja allakoi aikatauluusi mitä teet messujen jälkeen. Kuinka olet heihin yhteydessä.

Tässä vielä lyhyt muistilista mitä kannattaa tehdä messuille tai tapahtumaan osallistumisen suunnitteluksi:

• Aseta selkeä tavoite messuille/tapahtumaan
• Päätä kuinka osallistut
• Mikä on pääviesti mitä haluat välittää kohderyhmälle?
• Suunnittele selkeä aikataulu toteutukselle, oheisohjelmat, resurssit, kilpailut, liidien keräämisen, mahdollisen myymisen ja siihen liittyvät toimenpiteet
• Tee suunnitelma tarvittavista materiaaleista ajoissa ja niiden toteutuksesta
• Sovi henkilöstö ja infoa/sparraa heidät hoitamaan tehtäväänsä
• Hyödynnä messujärjestäjän apua ja muita ammattilaisia, jos et itse ehdi suunnitella, osta palvelu joltain esimerkiksi minulta
• Suunnittele jälkimarkkinoinnin hoitaminen, kuka tekee ja mitä sekä missä aikataulussa
• Lähde messuille iloisin mielin ja rentoutuneena, nauti tilaisuudesta.

Nyt suunnittelemaan innostavia tapahtumia yritykselle. Ota vinkeistäni vaarin, ja ole ajoissa liikenteessä.

Suvi Voutilainen

Avena Design

Löydät minut myös sosiaalisista medioista.

Artikkeli Vieraskynä – Millaisin keinoin teet messu- tai tapahtumaosastosta kiinnostavan ja toimivan? julkaistiin ensimmäisen kerran KasvuStoori.

Nyt on kulta-aikaa messuille kesän muuttuessa syksyksi. Koronan jälkeen pääsemme taas erilaisiin tapahtumiin, niin luultavasti moni lähtee katselemaan ja viihtymään messuille tai muihin tapahtumiin. Suunnittelu kannattaa aloittaa ajoissa. Olen kesän aikana suunnitellut Habitare-messuille erilaisia materiaaleja asiakasyritykselle. Pääsin aloittamaan hyvissä ajoin kesällä suunnittelun, joka mahdollistaa sen, että kaikki on ajoissa valmiina. Suunnittelussa on otettava huomioon myös painettavien materiaalien osalta painotyöhön menevä aika. Usein messuille tehdään useampia erilaisia materiaaleja kuten esite, kortteja, banderolleja, julisteita. Valmistus saattaa tapahtua yhdessä paikassa tai useammassa, ja sitä tärkeämpää on pitää aikatauluista kiinni.

Millaisia asioita on huomioitava?

Markkinapaikan eli messu- tai tapahtumanpaikan sijainnin näkyvyys on huomioitava. Missä osasto alueella sijaitsee, kuinka näkyvä se on sekä millaisen kulkureitin varrella. Tämä vaikuttaa millaista näkyvyyttä on rakennettava huomion kiinnittämiseksi. Pääviestin pitää tulla hyvin esille ja brändin tietysti. Messuilla kannattaa käyttää näkyvyyden herättämiseksi selkeitä isoja pintoja. Täytyy myös muistaa että ympäristö on hyvin kirjava, täynnä erilaisia osastoja. Selkeät isot pinnat erottuvat tästä helposti. Kulkija kiinnittää muutaman sekunnin ajan huomiota osastoon ohi kulkiessaan, joten on mietittävä mikä hänet pysäyttää.

Messu- ja tapahtumaosastojen neliöt ovat aina rajalliset. Siksi myös osaston suunnittelu täytyy hyödyntää optimoidusti. Moni tekeekin omat uniikit rakenteet, mutta on myös perinteisiä moduulirakenteita jotka somistetaan omilla materiaaleilla. Osastoa pitäisi osata katsoa niin kaukaa kuin läheltä sekä sijainnin suhteen eri kulmista. Näkyykö tärkein viesti kulkevan ihmismeren ohi muille?

Älä unohda kohderyhmiä

Kohderyhmiä kannattaa puhutella erilaisilla luovilla ratkaisuilla. Pitäisi tehdä jotain joka puhuttelee kohderyhmää ja erottaa muista. Liikkuva kuva saattaa olla sellainen, jota pysähdytään katsomaan. Joku heittopeli, joka kiinnittää huomion. Tämä saattaa kuitenkin olla sellainen, joka vetää puoleensa ei kohderyhmää. Sellaisia ovat esimerkiksi messuilla käytetyt onnenpyörät. Kaikki haluavat pyörittää, mutta kohderyhmä ei ole oikea.

Toiminnallisuus osastolla on tärkeä, kuinka asiakkaat saavat tarvittavat materiaalit, millaista kannattaa tehdä, entä kuinka hoidetaan liidien kerääminen osastolla. Tällaisia asioita on mietittävä. Jos tehdään isoja esitteitä, niitä löytyy messupaikan roskiksista. Kukaan ei jaksa kantaa niitä matkassa, jos ei mahdu taskuun tai käsilaukkuun. Arvonnat ovat hyviä liidien keräämiseen. Myös nuo aiemmin mainitsemani pelit voivat toimia positiivisena tunnetta jättävänä toiminnallisuutena. Osallistaminen jättää aina positiivisempaa muistijälkeä. Siksi näitä keinoja käytetään usein messuilla. Tässä tärkeää on, että mietit mikä vetoaa kohderyhmääsi. Mikä saa heidät kiinnostumaan, pysähtymään ja jättää positiivisen muistijäljen. Kuinka keräät oikeat potentiaaliset asiakkaat itsellesi, jotta voit olla heihin yhteydessä myöhemmin.

Suunnittelu on kuten huomaat avainasemassa. Hyvin suunniteltua messuosastoa voi käyttää useammilla messuilla. Seuraavana vuonna kulut ovat huomattavasti pienemmät kun on kerralla suunniteltu hyvin toimiva ja näkyvä osasto.

Aikataulu on mietittävä tarpeeksi ajoissa, jotta kaikki toimii hyvin ja valmistuu ajoissa. Aikataulu kannattaa aikatauluttaa ja vaiheistaa tekemiset. Tämä on usein se joka aiheuttaa hikeä ja kyyneliä, saadaanko kaikki ajoissa valmiiksi. Varaa myös riittävästi porukkaa messuille, jotta kaikki jaksavat olla mukana iloisena sekä freeseinä palvelemassa kohderyhmiä. Messuilla seisominen on rankkaa, ja jos resursseja sinne on liian vähän, väsy iskee päivien aikana.

Älä unohda jälkimarkkinointia! Messujen/tapahtuman jälkeen ole yhteydessä potentiaalisiin liideihin. Älä vain huokaise kun selvisit messuista, vaan suunnittele ja allakoi aikatauluusi mitä teet messujen jälkeen. Kuinka olet yhteydessä.

Tässä vielä lyhyt muistilista mitä kannattaa tehdä messuille tai tapahtumaan osallistumisen suunnitteluksi:

• Aseta selkeä tavoite messuille/tapahtumaan
• Päätä kuinka osallistut
• Mikä on pääviesti mitä haluat välittää kohderyhmälle?
• Suunnittele selkeä aikataulu toteutukselle, oheisohjelmat, resurssit, kilpailut, liidien kerääminen
• Tee suunnitelma tarvittavasta materiaalista ajoissa ja sen toteutuksesta
• Sovi henkilöstö ja infoa/sparraa heidät hoitamaan tehtäväänsä
• Hyödynnä messujärjestäjän apua ja muita ammattilaisia, jos et itse ehdi suunnitella osta palvelu joltain (voit vaikka minulta ostaa)
• Suunnittele jälkimarkkinoinnin hoitaminen, kuka tekee ja mitä sekä missä aikataulussa
• Lähde messuille iloisin mielin ja rentoutuneena, nauti tilaisuudesta.

Nyt suunnittelemaan innostavia tapahtumia yritykselle. Ota vinkeistäni vaarin, ja ole ajoissa liikenteessä.

Suvi Voutilainen

Avena Design

Insta @avenadesign

Artikkeli Oletko menossa messuille tai tapahtumaan? Kuinka messu- tai tapahtumaosastosta tehdään hyvin toimiva? julkaistiin ensimmäisen kerran KasvuStoori.