Itse olen ollut etätyöläinen yrittäjänä jo ennen koronaa. Itsellenikin se vaati tottumista. On niin helppo tehdä kaikkea muuta. Etätyö vaatii työtilanteen rauhoittamista, ja jos  ympäristö ei ole siihen paras mahdollinen, keskittyminen kärsii. Työhyvinvoinnin tutkimuksissa on usein tullut esille, että työmäärä ei ole se joka eniten kuormittaa aivoja vaan hallinnan puuttuminen. Mikäli ei itse saa omaa työpäiväänsä järjesteltyä toimivaksi tai se katkeaa vähän väliä ulkoisten asioiden takia, saattaa tulla tunteita hallitsemattomuudesta.

Työtehtävät ovat myös vuosien saatossa muuttuneet

On paljon enemmän nopeita ärsykkeitä digitaalisten välineiden takia. Erilaisia nopeita ”sälätöitä” kuten meilit, somekanavien viestit, eri ryhmät työntekijöille joko intrassa tai muiden kanavien kautta. Nämä katkaisevat työntekemistä, joka taas aiheuttaa helposti tunnetta hallitsemattomuudesta. Ydintyötä ja niitä tärkeitä tehtäviä ei ehdikään tehdä, kun vastailee sinne ja tänne. Hallinnan tunteen puute alkaa nostaa stressikynnystä, joka aiheuttaa kuormitusta aivoihin. Tästä alkaa kärsiä motivaatio ja tunne saattaa muuttua turhautumiseksi. Mikäli viestejä tulee aivoihin monia kerralla, aivot joutuvat valitsemaan minkä viestin käsittelevät. Samaan aikaan aivot askartelevat ydintehtävän kanssa, kun vastaavat moneen eri sähköpostiin tai viestiin. Kaikki nämä vievät tilaa aivoistamme ja ärsytyskynnys nostaa päätään, kun aika ei anna myöten keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan.

Etätyö luo myös helposti harhaa, että meidän pitää olla koko ajan tavoitettavissa. Olen itse opetellut laittamaan puhelimen äänettömälle silloin jokin tärkeä projekti vaatii täydellistä keskittymistä tekemiseen. Keskityn silloin täydellisesti ydintyöhön, enkä anna muiden asioiden häiritä tekemistäni. Se rauhoittaa mieltäni ja antaa hallinnan tunnetta aivoilleni eikä lisää kuormitusta stressin suuntaan.

Vanha kunnon to do –työlista on yksi parhaita työvälineitä. Kun on etukäteen tiedossa mitkä asiat on hoidettava ja tehtävä päivän aikana, on tunne hallinnasta. Tiedän mitä minun on tehtävä. Millaiset asiat vaikuttavat päivän aikana, kuinka paljon ne vievät aikaa ja voin suunnitella päiväni paremmin. Tiedän myös minkä aikaa tarvitsen suunnilleen häiriötöntä aikaa. To do –työlistaan laitan tehtävät tärkeysjärjestykseen ja teen ne yksi kerrallaan. Näin en tarvitse tehdä montaa asiaa yhtä aikaa. Sähköpostin tai puhelimen voin antaa olla rauhassa sen aikaa kun teen työlistalla olevaa asiaa. Tällöin päivään mahtuu myös suunnittelemattomia (ad hoc) töitä, yhteydenottoja ja erilaisen sälän hoitamista. Niihinkin voi varata työlistalta aikaa.

Erilaiset sälätyöt, kuten meileihin vastaaminen salamannopeasti, saattavat myös tuntua itsestä tärkeiltä. Silloin saatamme jotain loppuun. Kun olemme hoitaneet nopeasti asian, koemme tehneemme paljon. Saatamme siis itse aiheuttaa itsellemme ja aivoillemme osan turhasta kuormituksesta. Kukaan ei käske vastaamaan heti meileihin, mutta kun itse koemme että täytyy, keskeytämme  tekemistämme sen takia.  Mikäli ydintyö vaatii pitkää aikaa ja tekemistä, tehtävien pilkkominen on tärkeää. Pilkkoa pienempiin osiin, jotta voi kokea samaa mielihyvää onnistumisesta, valmiiksi saamisesta ja tehtävän hoitamisesta. Kun saa pienen osan valmiiksi voi pitää tauon ja tehdä ”sälätöitä”. Antaa itsellensä luvan tähän. Kuormitus ei rasita eikä stressaa kun pieni osa on viety loppuun asti. Aivoja voi opettaa keskittymään myös opettelemalla käyttämään jotain menetelmää siihen. Keskittymällä täysillä tietyn aikaa ydintehtävään, pieni tauko ja taas keskittymällä ydintehtävään. Kun opettelee tekemään tehtäviä selkeissä työjaksoissa alkaa keskittymiskyky lisääntyä. Muutaman viikon päästä huomaa jo kuinka jaksaa keskittyä paremmin. Opetellaan kuormittamaan aivojamme oikein, ja työnteko tehostuu sekä työnhyvinvointi lisääntyy.

Salme Kortelainen

www.Calmen.fi

https://www.linkedin.com/in/salmekortelainen/

Artikkeli Vieraskynä – Lisääkö tämän päivän työ aivojen kuormitusta? julkaistiin ensimmäisen kerran KasvuStoori.

Minun henkinen kalenterivuoteni päättyy juhannukseen. Juhannuksesta heinäkuun loppuun on jonkinlainen ”väliaika” ja uusi vuosi alkaa elokuun alusta.

Vuodenkierto ja kalenterivuosi ovat mielestäni Suomessa olleet aina jotenkin päälaellaan. Luontevammalta tuntuisi, että kalenterivuosi päättyisi heinäkuun loppuun ja alkaisi elokuun alusta. Vuoden alkamisajankohtana tammikuu onkin meillä tullut käytäntöön vasta joskus 1500-luvulla. Sitä ennen vuosi vaihtui Suomessa vasta myöhäissyksyllä viljan puinnin ja syysteurastusten jälkeen, siis silloin kun vuoden hommat oli saatu putkeen ja päästiin hetkeksi vetämään henkeä. Kouluissahan meillä edelleen siirrytään seuraavalle luokalle syksyllä kesän jälkeen.

Aivotkin tarvitsevat taukoa

Kesä on hyvä hetki ottaa asioihin hiukan etäisyyttä. On helppo urautua tekemään asiat samalla tavalla. Muutaman viikon katkaisujakso auttaa näkemään asioita uudella tavalla. Aivoihin tulee ikään kuin tilaa, kun pään saa tyhjennettyä siellä surraavista työasioista. Kun stressihormoni kortisoli on koko ajan koholla olemme ikään kuin hälytystilassa, valmiina pakenemaan vihollisen hyökätessä. Pakenemissuunnitelma täytyy olla selkäytimessä. Siihen olisi hyvä varautua etukäteen. Vaihtoehtoisia tulevaisuuden suunnitelmia on hyvä miettiä etukäteen useampia. Millaiseksi ympäröivä maailma muuttuu? Miten minä ja yritykseni tai työni muuttuu sen mukana? Mitä itse haluan tulevaisuudelta? Mitä tavoittelen?

Mikä rutiineissa sitten on hyvää? Ei tarvitse keksiä kaikkeen pyörää uudestaan. Rutiineissa voi myös tavallaan levätä. Kun tietää miten asiat hoituvat vapautuu aivokaistaa uuden suunnittelua varten. Mutta uudistuminen pysähtyy, jos kaikki hoituu rutiinilla. Aikoinaan itsellä yksi suurimmista syistä vaihtaa uusiin työtehtäviin oli havahtuminen monien asioiden muuttuneen rutiineiksi. Koin, etten itse enää uudistu enkä innostu.

Mentoroinnissa uudistuvat sekä mentori että aktori

Moni ajattelee mentoroinnin olevan opettamista: kokeneempi henkilö neuvoo ja opettaa kokemattomampaa. Hyvä mentorointi on kuitenkin mielestäni asioiden yhdessä pohtimista. Se on pysähtymistä ja ihmettelemistä. Itsestäänselvyyksiä, niitä rutiinin omaisia toimintatapoja, pitää pystyä ja haluta kyseenalaistaa. Mentorin ei myöskään tarvitse olla kaikkien alojen asiantuntija. Usein saattaa olla jopa eduksi, ettei mentori tunne liian hyvin mentoroivansa alaa. Kun aktori (mentoroitava) joutuu pohtimaan ääneen ratkaisujaan, joita on pitänyt itsestäänselvyyksinä, saattaa löytyä todellisia kultajyviä. Aktorin kannattaa myös haastaa mentorinsa ja kyseenalaistaa mentorin näkökulmia.

Erilaisen kevään jälkeen kaipaan henkilökohtaisia kohtaamisia

Ennen uuden kauden alkua pyrin pohtimaan mikä edellisellä työjaksolla meni hyvin, missä on parantamisen varaa ja mitä täytyy tehdä totaalisesti eri tavalla. Touko – kesäkuussa on useimpien asiakkaiden kanssa vedetty yhteen mitä edellisellä kaudella on tapahtunut ja milloin kesätauon jälkeen jatketaan. Tämä kevät oli koronaepidemian vuoksi poikkeuksellinen. Henkilökohtaiset reklektointitilaisuudet kasvokkainen jäivät väliin. Etäyhteydet ja puhelin onneksi toimivat. Jotakin jäi kuitenkin puuttumaan. Puuttumaan jäivät hiljaiset hetket. Kun ollaan fyysisesti kasvokkain läsnä, näemme, milloin on tärkeää olla hiljaa ja antaa toisen rauhassa pohtia esillä olevaa asiaa. Tunteet tulevat paremmin esiin, kun ollaan fyysisesti läsnä. On ollut itselleni mielenkiintoista näkevänä havaita, että tämä pätee myös näkövammaisiin yrittäjäasiakkaisiini. Fyysinen läheisyys on meille ihmisille tärkeää.

Kesän lomailun jälkeen on kovasti ikävä asiakkaita ja kohtaamisia. Aivot kaipaavat ongelmien ratkaisua ja uuden kehittämisen tuomaa motivaatiopotkua.

Tästä se uusi kausi taas käynnistyy!

Merja Carlander kertoo Mentorin päiväkirjassa tulevien kuukausien aikana mietteitään ja havaintojaan mentoroinnista.  

Merjan missio on tukea työyhteisöjä, esimiehiä ja yrittäjiä kohti parempaa työelämää ja saavuttamaan tavoitteensa. Hän toimii yritysmentori, johdon ja työyhteisöjen coachina ja työnohjaajana.

Ihminen on kokonaisuus. Huolehtimalla omasta fyysisestä ja henkisestä hyvinvoinnistaan, osaamisen kehittämisestä ja yhteisöllisyydestä saa aikaan myös parempaa tulosta. Vastapaino työlle on se elämän neljäs tukijalka. Tutustu lisää www.merjacarlander.fi  www.facebook.com/merjacarlander2./ www.linkedin.com/in/merja-carlander-3ab839ab

Valokuva: valokuvaaja Marissa Tammisalo www.marissatammisalo.com

Artikkeli Mentorin päiväkirja – Mentorin mietteitä uuden kauden kynnyksellä julkaistiin ensimmäisen kerran KasvuStoori.